SugarCRM สำหรับงานขาย มีโมดูลอะไรบ้าง

โมดูลหลักๆใน SugarCRM ที่ใช้รองรับการจัดการงานขาย มีดังต่อไปนี้

บัญชีลูกค้า (Accounts)

           โมดูลบัญชีลูกค้า ช่วยรวบรวม จัดเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ เวปไซด์ จำนวนพนักงาน ยอดขาย ประเภทของธุรกิจ กลุ่มอุตสาหกรรม และยังสามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลบริษัทแม่ เพื่อแสดงความสัมพันธ์ของเครือบริษัท

ผู้ติดต่อ (Contacts)

           โมดูลผู้ติดต่อ ช่วยให้คุณสามารถติดตามบุคคลที่มีความเกี่ยวข้องกับลูกค้า โดยลูกค้าหนึ่งรายอาจมีผู้ติดต่อมากกว่าหนึ่งท่านได้

โอกาสการขาย (Opportunities)

            โมดูลโอกาสขาย ช่วยจัดการกระบวนการในงานขาย (Sale Process) ให้เป็นระบบ โดยผู้บริหารงานขาย และพนักงานขายจะสามารถการติดตามงานขายได้อย่างเป็นลำดับขั้นตอน สามารถจัดลำดับ จัด Priority ในงานขายตามศักยภาพของลูกค้า ตามความสำคัญของลูกค้า ตามความเป็นไปได้ที่จะปิดงานขายได้ เป็นต้น

ผู้สนใจ (Leads)

           โมดูลผู้สนใจ ช่วยรวบรวมข้อมูลผู้สนใจจากช่องทางตลาดต่างๆ เช่น จากงานแฟร์ จากงานอีเวนต์​ จากเวปไซด์ จากอีเมล์การตลาด จากพันธมิตรทางธุรกิจ ลูกค้าเก่าแนะนำมา พนักงานขายหามาเอง เป็นต้น และมอบหมายให้พนักงานขายติดตามเพื่อทราบและเข้าใจในความต้องการของลูกค้า และนำเสนองานขายที่เหมาะสมให้กับลูกค้าได้

            ผู้ใช้งาน สามารถแปลง ข้อมูลผู้สนใจ ไปเป็น ข้อมูลลูกค้า (Account) ข้อมูลผู้ติดต่อ (Contact) ข้อมูลงานขาย (Opportunity) โดยระบบจะทำการแปลงข้อมูลให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ และนอกจากนี้ ยังสร้างสร้างข้อมูลเพิ่มเติมในโมดูลอื่นๆได้ในคราวเดียว ได้แก่

• นัดโทร (Call) เช่น โทรสอบถามความสนใจ โทรติดตามหลังจากได้ส่งข้อมูลเพิ่มเติมให้พิจารณา
• นัดพบ (Meeting) เช่น นัดเข้าไปแนะนำตัว แนะนำบริษัทฯและผลิตภัณฑ์
• มอบหมายภาระกิจ (Task) เช่น มอบหมายให้ ทีมงาน ช่วยจัดเตรียม สินค้าตัวอย่าง
• บันทึกช่วยจำ (Note) เช่น แผนที่ลูกค้า โปรไฟล์ของลูกค้า เป็นต้น

ใบเสนอราคา (Quotations)

            โมดูลใบเสนอราคา ช่วยให้ทีมงานขาย ออกใบเสนอราคาได้ง่ายขึ้น คล่องตัวขึ้น และสามารถจัดทำใบเสนอราคาที่มีรูปแบบสวยงาม และมีมาตรฐานอย่างมืออาชีพ สามารถกำหนดที่อยู่ส่งของ ที่อยู่วางบิล วันที่เสนอราคา วันที่ยืนราคาถึง เครดิตการชำระเงิน สามารถเลือกชื่อและรายละเอียดผลิตภัณฑ์ที่จะนำเสนอได้จาก Product Catalog สามารถกำหนดส่วนลดต่างๆ และสั่งพิมพ์ออกเป็น PDF หรือจะให้ระบบส่งเป็นอีเมล์พร้อมแนบใบเสนอราคาให้ลูกค้า

           ผู้ใช้งาน สามารถสืบค้นใบเสนอราคาที่เคยออกให้ลูกค้าในอดีต สามารถสอบทานราคา และความเคลื่อนไหวของราคาที่เคยนำเสนอแก่ลูกค้า ที่ลูกค้าเคยตอบรับ รวมถึงที่ลูกค่้าเคยปฎิเสธ และหากพนักงานเก่าได้ลาออกไป พนักงานใหม่ก็สามารถทำความเข้าใจในข้อเสนอที่คนก่อนได้เคยคุยกับลูกค้าไว้

เรื่องราว (Cases)

          โมดูลเรื่องราว ช่วยรวบรวมข้อเสนอแนะ และปัญหาหลังการขายที่ต้องดำเนินการให้บริการให้แก่ลูกค้า สามารถจัดลำดับเรื่องตามประเภท ตามลำดับความสำคัญ ตามวันเวลาที่เข้ามา สามารถมอบหมายงานให้ทีมงานติดตาม ตรวจสอบ แก้ไขได้อย่างเป็นระบบระเบียบ สามารรถรองรับการจัดการระดับการให้บริการ (Service Level Agreement - SLA) เป็นมาตรฐานในการให้บริการลูกค้าที่ลูกค้าสามารถวางใจ ให้ความไว้วางได้

การใช้งานทั่วไป

ปฏิทิน (Calendar)

           ผู้ใช้งาน สามารถดูแผนกิจกรรม แบบรายวัน รายเดือน หรือทั้งปีได้ เช่น นัดประชุม นัดโทร งานที่ได้รับมอบหมาย นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งปันปฏิทินให้เพื่อนร่วมงานดู เพื่อการประสานงานกิจกรรมในแต่ละวันได้

นัดโทร (Calls)

           เพื่อจัดทำนัดโทร และสรุปข้อสนทนาที่ได้จากการโทรติดต่อกับลูกค้า ทั้งการรับสายเข้าและการโทรออก และสามารถลิงค์ไปโมดูลต่างๆที่เกี่ยวข้องได้

นัดประชุม (Meetings)

           เพื่อจัดทำนัดประชุม และสรุปผลที่ได้การประชุม สามารถเชิญผู้ใช้งาน และเชิญลูกค้าเข้าร่วมประชุม สามารถกำหนดหมายการประชุม ตอบรับและปฏิเสธการประชุมได้ โดยที่ผู้เชิญจะรับทราบว่ามีผู้ใดตอบรับหรือปฏิเสธ และสามารถลิงค์ไปโมดูลต่างๆที่เกี่ยวข้องได้ สามารถส่งนัดผ่านระบบ Web Conference Call เช่น Cisco WebEX หรือ Go-to-Meeting ได้

ภารกิจ (Tasks)

           เพื่อมอบหมายภารกิจให้ทีมงาน สามารถกำหนดระยะเวลาที่ต้องการให้งานแล้วเสร็จ สามารถกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละภารกิจได้ โดยผู้ที่ได้รับมอบหมายจะได้่รับอีเมล์แจ้งงานด้วย และสามารถลิงค์ไปโมดูลต่างๆที่เกี่ยวข้องได้

บันทึกช่วยจำ (Notes)

           เพื่อเป็นบันทึกช่วยจำ และเก็บเอกสารแนบหรือเอกสารอ้างอิง และสามารถลิงค์ไปโมดูลต่างๆที่เกี่ยวข้องได้

ข้อความสั้น (SMS)

โดยระบบ CRM จะส่ง SMS ไปที่ SMS Gateway ของผู้ให้่บริการ Mobile Operator

เอกสารสำคัญ (Documents)

          เพื่อรวบรวม และแชร์เอกสารโปรชัวร์ แบบฟอร์ม ร่างสัญญาต่างๆ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถอัพโหลด และ ดาวน์โหลดเอกสารได้ สามารถจัดการเวอร์ชั่นของเอกสาร สามารถกำหนดวันที่เผยแพร่และวันหมดอายุของเอกสาร และระบุผู้ที่สามารถเข้าดูได้

ข้อมูลพนักงาน (Employee Directory)

          สามารถแสดงรายชื่อพนักงานในองค์กรของคุณ และข้อมูลอื่น เช่น รูปถ่าย ตำแหน่ง แผนกงาน เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล์ เป็นต้น

รายงาน (Reports and Charts)

               โมดูลรายงานจะช่วยสรุปข้อมูล Activities และ Transactions ต่างๆ ให้เป็นการรายงานผลที่เข้าใจได้ง่าย ใช้รองรับการตัดสินใจต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ติดตามจำนวนผู้สนใจใหม่ๆและสถานะความคืบหน้าในการแปลงผู้สนใจมาเป็นลูกค้า ติดตามยอดขายแยกตามกลุ่มผลิตภัณฑ์และตามทีมขาย ติดตามปัญหาที่รับแจ้งจากลูกค้าและสถานะการแก้ปัญหาให้ลุล่วง เป็นต้น




             SugarCRM มีรายงานมาตรฐานเพื่อรองรับการใช้งานอย่างหลากหลาย ทั้งหมด 29 รายงาน นอกจากนี้ ผู้ใช้งานยังสามารถสร้างรายงานขึ้นมาใช้งานได้ด้วยตนเองโดยไม่ต้องทราบวิธีเขียนโปรแกรม

             Sugar Report มี Click-and-Choose Functionality และ Business Intelligence (BI) Functionality ที่ได้กำหนดความสัมพันธ์ (Relationship) ของโมดูลต่างๆ มิติของข้อมูลต่างๆ (Dimension) และตัวชี้วัดต่างๆ (Measure) ไว้อย่างสำเร็จรูปแล้ว ผู้ใช้งานสามารถสร้างรายงานได้ 4 รูปแบบคือ

• แบบแถวและคอลัมน์ (Rows and Columns)
• แบบสรุปรวม (Summations)
• แบบสรุปรวมพร้อมรายละเอียด (Summation with Details)
• แบบตารางวิเคราห์ (Metrics)

                ผู้ใช้งานสามารถตั้งเวลาให้่ระบบประมวลผลรายงาน และจัดส่งรายงานให้โดยอัตโนมัติ (Scheduled Reports) โดยส่งเป็น PDF Report แนบในอีเมล์ให้แก่ผู้ใช้งาน

               ในการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล SugarCRM จะกรองข้อมูลในแต่ละรายงานให้โดยอัตโนมัติ ตามสิทธิของผู้ใช้งานที่เรียกดูรายงาน เช่น ผู้บริหารสามารถสร้่างรายงาน และแชร์รายงานกับทีมงาน ซึ่งมีหลายทีม หลายแผนก โดยหากจำกัดไว้ว่าให้เห็นข้อมูลเฉพาะภายในแผนกของตน ระบบ Sugar Report ก็จะกรองข้อมูลให้เห็นเฉพาะข้อมูลในแผนกตนโดยอัตโนมัติ และโดยไม่ต้องกังวลว่าอีกทีมหรืออีกแผนกจะเห็นข้อมูลของอีกแผนกได้

              รายงานที่สร้างขึ้นนี้ ผู้ใช้งานสามารถเพิ่มเข้าไปที่ Home ซึ่งเมื่อผู้ใช่้งานทำการ Login เข้่าสู่ระบบ ก็จะเห็นรายงานนี้ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว

ระบบแจ้งงาน (Workflow)

              ระบบแจ้งงาน ช่วยเชื่อมโยงกิจกรรมการดำเนินงานต่างๆเข้าไว้ด้่วยกันอย่างเป็นระบบ ระเบียบ โดยผู้ใช้งานที่เป็น Admin สามารถสร้าง Workflow ได้ด้วยตนเองจาก Click-and-Choose Functionality โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมใดๆ เช่น เมื่อทีมงานขายได้ปิดงานขายในระบบ ระบบจะสร้าง Task โดยอัตโนมัติ และมอบหมาย Task ให้แก่ทีมงานวางแผนผลิต/จัดซื้อ เพิื่อให้เตรียมส่งมอบงานและจัดเก็บรายได้ต่อไปเป็นต้น หรือ เมื่อข้อมูลผู้สนใจไม่มีความเคลื่อนไหวใดๆเป็นระยะเวลามากกว่า 7 วัน ระบบสามารถส่งอีเมล์แจ้งเตือนให้แก่ทีมงานได้เป็นต้น

คู่มือการใช้งาน SugarCRM เบื้องต้น

คู่มือการใช้งาน SugarCRM เบื้องต้น

             เมื่อคุณได้ติดตั้งโปรแกรมทดลองเป็นที่เรียบร้อยแล้ว สามารถทำความเข้าใจการทำงานของระบบในเบื้องต้นได้คือ
 

Home

        หน้าหลัก (Home) เป็นส่วนแรกของระบบ CRM ที่ผู้ใช้งานจะเห็นภายหลัง Login เข้าระบบ Home จะสรุปภาพรวมของแผนงานกิจกรรมและปฎิสัมพันธ์กับลูกค้าซึ่งผู้ใช้งานคนนั้นได้วางแผนงานไว้ Home ประกอบไปด้วยส่วนประกอบ Dashlet ย่อยๆ เช่น

• รายชื่อผู้สนใจที่ได้รับมอบหมาย (My Leads)
• งานขายที่กำลังติดตาม (My Opportunities)
• ใบเสนอราคาที่ออกให้ลูกค้า (My Quotes)
• เรื่องที่ต้องติดตามให้ลูกค้า (My Cases)
• นัดพบ (My Meetings)
• นัดโทร (My Calls)
• นัดวางบิล (My Billing Plans)
• กราฟสรุปจำนวนผู้สนใจในแต่ละเดือน (Monthly Lead Status)
• กราฟสรุปยอดขายแยกตามกลุ่มผลิตภัณฑ์ (Monthly Sales Outcome by Products Categories)
• อัฟเดทความเคลื่อนไหว ประกาศข่าวสารจากในทีม (Activity Stream / Team Notice)
• ฯลฯ

               ผู้ใช้งานสามารถเพิ่ม / ลด / จัดเรียง จัดวาง Dashlet ได้เอง คัดกรองข้อมูลได้เองในรูปแบบที่ผู้ใช้งานต้องการเพื่อตอบสนองการใช้งานของตนโดยเฉพาะ ในการจัด Layout ผู้ใช้งานสามารถโยกย้าย Dashlets ไปยังตำแหน่งต่างๆ โดยเลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อ Dashlet กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลาก ไปยังตำแหน่งใหม่ที่ต้องการ นอกจากข้อมูลแผนงานแล้ว ก็ยังมี Activity Stream / Team Notices ที่รองรับการอัฟเดทสถานะของงาน แจ้งข่าวสาร ประกาศข้อความ ไปยังทีมงาน


User can mark "Favorite" on any record in each module.


Favorite records appear in Home, for convenient access.

**สำหรับในเวอร์ชั่น 6 และ 7 ผู้ใช้งาน Sugar มีฟังค์ชั่น Favicon ที่ผู้ใช้งานสามารถกด Favorite Icon ที่ข้อมูลใดๆในระบบ (คล้ายกด Like ใน Facebook) แล้วข้อมูลดังกล่าวก็จะถูกนำมาแสดงเป็นรายการที่ใช้บ่อย (Favorite Items) ในกล่องรายการที่ใช้บ่อย (My Favorite Dashlet)

Shortcut Bar

            เมนูลัด (Shortcut Bar) อยู่ที่ด้านบนสุดของโปรแกรมซึ่งแสดงช่องค้นหาโดยรวม (Global Search Field) และไอคอนฟอร์มอย่างย่อ (Quick Create Form) สำหรับการสร้างข้อมูลแบบเร็วๆ เช่นข้อมูลลูกค้า ข้อมูลผู้ติดต่อ โอกาสการขาย ฟอร์มอย่างย่อนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้งานบันทึกรายการได้จากทุกหน้าใน Sugar CRM โดยไม่ต้องออกจากหน้าที่กำลังใช้งานอยู่ในขณะนั้น และในภายหลัง ผู้ใช้งานสามารถเข้าดูข้อมูลที่ได้เคยบันทึกนี้จาก List View และ Detail View ซึ่งจะได้อธิบายต่อไปในส่วนของ General User Interface

Graphical User Interface

             ระบบ SugarCRM จัดการข้อมูลในลักษณะเป็นโมดูล โดยแต่ละโมดูลจัดเก็บข้อมูลที่ลงลึกในรายละเอียดแยกกันออกไป เช่น โมดูลบัญชีลูกค้า โมดูลโอกาสการขาย ฯลฯ โมดูลแต่ละโมดูล จะเสนอข้อมูลใน 3 รูปแบบต่อผู้ใช้งาน
1. แบบแสดงรายการ (List View) เป็นการแสดงข้อมูลอย่างย่อในรูปแบบลิสรายการ ไม่สามารถแก้ไขได้
2. แบบแสดงรายละเอียด (Detail View) เป็นการแสดงข้อมูลแบบเต็มรูปแบบ ไม่สามารถแก้ไขได้
3. พร้อมแก้ไข (Edit View) เป็นหน้าสำหรับกรอกข้อมูลใหม่ และแก้ไขข้อมูลได้

            ในการจัดการความปลอดภัยของข้อมูลภายใน SugarCRM จะสอดคล้องกับ Access Control List (ACL) ซึ่งเป็นมาตรฐานการจัดการสิทธิการเข้าถึงโมดูลต่างๆของผู้ใช้งาน โดย Admin จะเป็นผู้กำหนดสิทธิว่าผู้ใช้งานนั้นสามารถเข้าถึง 3 รูปแบบดังกล่าวได้หรือไม่ สามารถเข้าถึงเฉพาะข้อมูลตนเอง หรือข้อมูลของเพือนร่วมงานในทีมได้หรือไม่ การจัดการข้อมูลในลักษณะโมดูล ทำให้ระบบ SugarCRM มีประสิทธิภาพสูง รองรับการใช้งานข้อมูลจำนวนมาก และผู้ใช้งานจำนวนมากได้
 

List View

             หน้า List View แสดงรายการข้อมูลอย่างย่อในรูปแบบลิสรายการ เป็นตาราง ผู้ใช้งานจึงเห็นข้อมูลโดยรวม หากผู้ใช้งานต้องการดูข้อมูลอย่างละเอียด สามารถคลิกเข้าไปที่ Hyperlink ในแต่ละรายการ ข้อมูลที่ถูกนำมาแสดงใน List View นั้นจะเรียงลำดับตามวันที่ซึ่งข้อมูลถูกสร้าง เรียงจากวันที่ล่าสุดไปหาวันที่เก่าที่สุด ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถเลือกการจัดเรียงข้อมูลตามคอลัมน์ข้อมูลอื่น โดยคลิกที่ชื่อของคอลัมน์ซึ่งมีเครื่องหมายหัวลูกศรขึ้นหรือลง แสดงให้เห็นการเรียงลำดับตามตัวอักษร/ตัวเลข จากมากไปน้อย หรือน้อยไปมาก



             ผู้ใช้งานสามารถค้นหารายการที่ต้องการที่หน้า List View นี้ โดยค้นหาได้ 2 แบบ ได้แก่ ค้นหาทั่วไป (Basic Search) เช่น ในโมดูลข้อมูลผู้ติดต่อ (Contacts) ผู้ใช้งานสามารถค้นหาชื่อของผู้ติดต่อ และค้นหาขั้นสูง (Advanced Search) เช่น ต้องการค้นหาผู้ติดต่อที่มีที่อยู่ตามรหัสไปรษณีย์ 10330 โดยเมื่อพิมพ์รหัสไปรษณีย์ 10330 และกดปุ่มค้นหา ชื่อผู้ติดต่อที่มีรหัสไปรษณีย์ดังกล่าวจะปรากฏขึ้นมาในหน้า List View หากผลลัพธ์จากการค้นหามีจำนวนรายการมากกว่า 20 รายการ ระบบฯจะแยกจำนวนรายการออกเป็นหน้าๆ และผู้ใช้งานสามารถคลิกเรียกดูข้อมูลในหน้าถัดๆไปได้



              นอกจากนี้ ผู้ใช้งานยังสามารถปรับเพิ่ม ลด จำนวนคอลัมน์ที่จะแสดงใน List View โดยเลือกจาก "ตัวเลือกการแสดงรูปแบบหน้าจอ" (Advanced Search ->Layout Options) ผู้ใช้งานสามารถ เพิ่ม/ลด/จัดลำดับ คอลัมน์ข้อมูล และสามารถจัดเก็บเงื่อนไขที่ใช้ในการสืบค้นไว้เพื่อใช้งานได้อีกในอนาคต โดยกดปุ่มบันทึกการค้นหา (Saved Search)



               บนหน้า List View ยังมีปุ่ม Actions เหนือคอลัมน์แสดงข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการข้อมูลได้ครั้งละมากๆ เพียงคลิกให้ขึ้นเครื่องหมายถูกหน้าข้อมูลที่คุณต้องการและเลือกประเภทของ Action ได้จาก Drop Down ได้แก่

• ลบ (Delete) เพื่อลบข้อมูลที่ต้องการ
• ปรับปรุงหลายรายการ (Mass Update) เพื่อปรับปรุงรายละเอียดของรายการที่เลือก
• ยุบรวม (Merge) เพื่อทำการรวมข้อมูลที่ซ้ำซ้อนให้เหลือเพียงข้อมูลเดียว (สำหรับบางโมดูลเท่านั้น)
• เพิ่มไปยังกลุ่มเป้าหมาย (Add to Target list) เพื่อนำไปสร้างเป้าหมายสำหรับการสื่อสารตลาด (ใช้ได้สำหรับบางโมดูลเท่านั้น) 

Detail View

           หน้า Detail View แสดงรายละเอียดของข้อมูลเช่น ชื่อลูกค้า ที่อยู่แจ้งหนี้ ที่อยู่ส่งของ เบอร์โทรติดต่อ และรายละเอียดอื่นๆที่เกี่ยวข้อง หน้า Detail View จะแยกข้อมูลเป็น 2 ส่วนคือ ส่วนข้อมูลหลัก (Main Panel) และส่วนข้อมูลย่อย (Sub Panel) ซึ่งในส่วนข้อมูลย่อยนี้เองจะเป็นการนำข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลักมาแสดงผล แสดงความสัมพันธ์ทั้งแบบ 1-To-Many หรือ Many-to-Many



           ในหน้า Detail View มีปุ่ม “ทำซ้า “ (Duplicate) เพื่อทำการคัดลอกข้อมูลที่ Main Panel มาเป็นข้อมูลใหม่ ฟังก์ชั่นนี้ช่วยอำนวยความสะดวกในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมากที่มีความคล้ายกัน เช่น ผู้ติดต่อ 10 ท่าน อยู่บริษัทเดียวกัน จึงมีที่อยู่เดียวกัน คุณสามารถคลิกปุ่ม "ทำซ้ำ" (Duplicate) เพื่อคัดลอกชื่อผู้ติดต่อคนแรก และทำการแก้ไขข้อมูลในส่วนที่แตกต่างสำหรับผู้ติดต่อคนถัดไป

            ระบบ SugarCRM จะบันทึกข้อมูลวันที่สร้าง (Created Date) ผู้ที่สร้างรายการ (Created By User) วันที่แก้ไข (Modified Date) ผู้ที่แก้ไขรายการ (Modified By User) ไว้ทุกครั้ง โดยผู้ใช้งานจะสามารถสอบทานได้ว่าใครได้เคยแก้ไขรายการข้อมูลนี้ แก้ไขข้อมูลจากอะไรไปเป็นอะไร แก้ไขข้อมูลเมื่อไร โดยคลิกที่ปุ่ม “ดูบันทึกการเปลี่ยนแปลง” (View Change Log)



            ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขข้อมูล หรือเพิ่มเติมรายละเอียดของข้อมูลได้ที่หน้า Edit View การเข้าสู่หน้า Edit View ทำได้โดยกดปุ่ม "แก้ไข" (Edit) ในหน้า Detail View เมื่อแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้นแล้วให้กดปุ่ม "บันทึก" (Save)

Global Search

            การค้นหาโดยรวม (Global Search) ช่วยให้ผู้ใช้งาน ค้นหาชื่อ อีเมล์ เบอร์โทรที่ทำงาน หมายเลขใบงาน ได้จากช่องค้นหา (Global Search Field) โดยสามารถป้อนแค่อักษรขึ้นต้นเป็นบางส่วน (อย่างน้อย 3 ตัวอักษร) แล้วกดค้นหาเช่น พิมพ์ app แล้วกด Search สำหรับการให้ระบบช่วยค้นหา “Apple” การค้นหาด้วย Global Search นี้ไม่ได้เป็นแบบ Case Sensitive กล่าวคือสามารถใช้อักษรอังกฤษตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก จะได้ผลลัพธ์เหมือนกัน และหากต้องการค้นหาอักขระที่อยู่ในคำ ให้ใส่ % (wildcard) หน้าอักษรเหล่านั้น เช่น %ple สำหรับการค้นหา “Apple”



            การค้นหาจะเริ่มค้นหารายการจากโมดูลที่คุณกำลังทำงานอยู่ ณ ขณะนั้น เช่น หากคุณอยู่ในโมดูลผู้ติดต่อ (Contact) ระบบจะหารายการที่โมดูลผู้ติดต่อ (Contact) ก่อน แล้วจึงไปหาที่โมดูลอื่นต่อ

Merge Duplicate

            เมื่อมีผู้ใช้งานในระบบหลายคน และต่างคนต่างทำงาน ผู้ใช้งานอาจจะพบว่ามีรายการข้อมูลซ้ำกันในระบบ ซึ่งทำให้เกิดความสับสน และเกิดความผิดพลาดตามมา ในรายการข้อมูลที่ซ้ำกันนี้ อาจต้องการเก็บบางคอลัมน์จากรายการแรก และบางคอลัมน์จากรายการที่ซ้ำ ในการแก้ปัญหาลักษณะนี้ ผู้ใช้งานสามารถใช้ฟังก์ชั่น Merge Duplicate โดยระบบ SugarCRM จะรวมข้อมูล 2 รายการเข้าเป็น 1 รายการ ผู้ใช้งานสามารถระบุเลือกชุดข้อมูลตามที่ต้องการ และระบบจะลบรายการที่ไม่ต้องการใช้แล้วออก แล้วยังช่วยโยกย้ายข้อมูลอื่นๆที่เกี่ยวข้องกัน เช่น กิจกรรม (Activities) ของรายการที่ถูกลบ เข้าไปเป็นกิจกรรมของรายการที่ไม่ถูกลบ โดยย้ายให้อัตโนมัติ

Modules



โมดูลการทำงานภายใน SugarCRM มีดังต่อไปนี้

งานทั่วไป

• Home
• Calendars
• Calls
• Meetings
• Tasks
• Notes
• Documents
• SMS**
• Surveys**

งานขาย

• Leads
• Opportunities
• Accounts
• Contacts
• Quotations*
• Sold Products*
• Product Catalog*
• Contracts*
• Special Price Management**
• Sales Orders**
• Billing Plans**
• Inventory Control**
• Credit Control**

งานการตลาด

• Campaigns
• Email Templates
• Email Marketing
• Web-to-Lead Forms
• Customizable Target Lists*
• Targets

งานบริการ และส่งมอบหลังการขาย

• Service Orders**
• Satisfaction Surveys**
• Cases
• Knowledge*
• Projects

ส่วนรองรับการจัดการ การบริหาร

• User Admin
• Role Admin
• Reports and Charts*
• Workflow*
• Team Security*

หมายเหตุ:

* มีอยู่ในเอ็ดดิชั่น Professional และ Enterprise เท่านั้น
** มีอยู่ใน Added-On Module Package ของทางบริษัท ซิคนิฟาย

SugarCRM ไทย คืออะไร

ระบบ SugarCRM

         

          ชูการ์ซีอาร์เอ็ม หรือ SugarCRM เป็นซอฟต์แวร์การจัดการฐานข้อมูลลูกค้าสัมพันธ์ พัฒนาขึ้นโดย Sugar Inc. ในประเทศสหรัฐอเมริกา เริ่มต้นในปี 2003 โดยทีมพัฒนาที่เคยพัฒนา Ephiphany CRM (IBM) ออกมาพัฒนาเป็ํน SugarCRM. ชูการ์ซีอาร์เอ็มในเวอร์ชั่นแรกเริ่ม (Version 3, 4) เมื่อหลายปีมาแล้ว ยังเป็นต้นแบบให้กับ vTiger และ Soho CRM ในเวลาต่อมา

         ปัจจุบัน ชูการ์ซีอาร์เอ็มอยู่ที่เวอร์ชั่น 7 มีจุดเด่นที่ความง่ายต่อการใช้งาน (User Friendly) ความยืดหยุ่น (Flexibility) และการนำเสนอความสัมพันธ์ของข้อมูล (Relationship) ที่เข้าใจได้ง่าย และได้พัฒนาโครงสร้างไปถึงการเป็น Platform ที่นักพัฒนาซอฟต์แวร์อื่นทั่วโลกสามารถนำไอเดีย นำจินตนาการมาพัฒนาต่อยอดคุณสมบัติเป็น Added-On Modules ได้อย่างลงตัว ทำให้ SugarCRM ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน

Sugar มีจำนวนผู้ใช้งานนับล้านคนจากทั่วทุกมุมโลก   มีลูกค้าที่เป็นบริษัทเอกชนขนาดต่างๆ ที่เป็นหน่วยงานรัฐ (State Enterprises) และองค์กรไม่แสวงหากำไร (Not-for-Profit Organization)  และเมื่อมีการจัดทำอันดับซอฟต์แวร์ CRM ของโลก    SugarCRM มักถูกเลือกให้เป็น 1 ใน 5 เสมอ (World’s Top 5 CRM Software) เทียบกับ Salesforce.com, Microsoft Dynamics, Oracle CRM, และ SAP CRM

            ชูการ์ซีอาร์เอ็ม มี 3 เวอร์ชั่นหลัก ได้แก่ Community Edition (CE), Professional, Enterprise โดย CE เป็น Core Code ที่ Sugar ใช้ทดลอง และแลกเปลี่ยนไอเดียกับพันธมิตรนักพัฒนาซอฟต์แวร์ทั่วโลก  แต่ไม่มีคุณสมบัติสำหรับการใช้งานจริงมากนัก  ในขณะที่ Professional ได้ถูกบรรจุคุณสมบัติเพิ่มเติมเพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งานจริง  และ Enterprise เป็นเวอร์ชั่นที่เหมาะสำหรับการใช้ในงานองค์กรขนาดใหญ่ หรือที่มีความซับซ้อนด้านการจัดการมากขึ้น

            ลูกค้าองค์กรของ Sugar รายใหญ่ที่สุดคือ IBM Global โดย IBM Sales Professional มากกว่า 65,000 คนทั่วทุกมุมโลก ใช้ SugarCRM  ในการบริหารจัดการและติดตามงานขายกับลูกค้าทั่วโลก

 ผู้ให้บริการ SugarCRM ในประเทศไทย

            

               สำหรับในประเทศไทย และประเทศใกล้เคียง  ชูการ์ได้มอบหมายให้ บริษัท ซิคนิฟาย จำกัด (www.signify.co.th) เป็นตัวแทนขาย ให้คำปรึกษาและแนะนำการใช้งาน  ให้บริการอิมพลีเมนต์และพัฒนาต่อยอดคุณสมบัติของระบบ  และให้บริการ Cloud CRM แก่ลูกค้ามาตั้งแต่ปี 2006 จนถึงปัจจุบัน

ระบบ Cloud SFA และ Cloud CRM คืออะไร

ระบบ Cloud SFA และ Cloud CRM

            การนำระบบ CRM มาใช้งานในองค์กร ปัจจุบันมี 2 ทางเลือก คือ 1. ติดตั้งภายในองค์กร หรือ 2. ใช้บริการผ่านระบบอินเตอร์เน็ตโดยฝากข้อมูลไว้ที่ผู้ให้บริการ หรือที่เรียกว่า Cloud โดยในปี พ.ศ.นี้ ทางเลือกที่ 2 หรือ Cloud ได้รับความนิยมมากขึ้นเป็นลำดับโดยเฉพาะในแวดวงบริษัท SME หรือ Mid-Size Company แต่สำหรับบริษัทขนาดใหญ่นั้น ยังนิยมติดตั้งภายในองค์กรมากกว่า

            ในมุมของ SME หรือ Mid-Size Company การใช้งาน Cloud CRM ประหยัดค่าใช้จ่ายกว่า ชัวร์กว่าในด้านเทคนิค และเร็วกว่าในการเริ่มใช้งาน เนื่องจากไม่ต้องลงทุนซื้อซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ และไม่ต้องตั้งงบสำหรับเงินเดือนบุคลากรไอทีเพิ่ม ซึ่งรวมๆกันจะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า ค่าบริการ Cloud CRM อยู่มาก หรือหากมีบุคลากรไอทีอยู่แล้วแต่เขามีงานเดิมที่ต้องรับผิดชอบ การใช้ Cloud Based Systems จะไม่เป็นการเพิ่มภาระงาน ดังนั้นค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้ และเวลาที่ประหยัดได้ เมื่อรวมๆกันแล้วจะคุ้มค่าอยู่มาก

             ในมุมการใช้งานจากภายนอกสำนักงาน หากผู้ใช้งานใช้เวลาส่วนใหญ่ไปในการติดต่อ ประสานงานนอกออฟฟิส ผู้ใช้งานจะเข้าถึง Cloud CRM ได้รวดเร็วกว่า CRM ที่ติดตั้งภายใน LAN ซึ่งในกรณีที่ติดตั้งภายใน LAN และยังต้องรองรับการใช้งานจากภายนอก จะกลายเป็นว่าต้องเพิ่ม Internet Bandwidth ซึ่งเพิ่มค่าใช้จ่ายเข้าไปอีกนั่นเอง

            สำหรับความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยข้อมูลนั้น คุณควรสอบถามกับทางผู้ให้บริการ Cloud CRM เกี่ยวกับมาตรการการจัดการ ความพิถีพิถัน ความระมัดระวัง ความใส่ใจในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ผู้ให้ับริการที่จริงจัง และจริงใจในธุรกิจ Cloud CRM ซึ่งดูแลข้อมูลให้กับลูกค้าในวงกว้าง จะพยายามจัดสรร ฝึกฝน Admin ที่มีทักษะ มีความเป็นมืออาชีพเข้ามาทำงาน มีความมั่นใจได้มากกว่าการลองผิดลองถูกด้วยตัวคุณเอง ซึ่งเมื่อผิดพลาดไปแล้ว ก็จะไม่คุ้มความเสียหายที่จะตามมา

ซอฟต์แวร์ช่วยจัดการงานขายได้อย่างไรบ้าง

เทคโนโลยีซอฟต์แวร์ช่วยจัดการงานขายอย่างไรบ้าง

          หากคุณทำงานด้านการตลาดและการขาย บริหารงานขาย เป็นผู้จัดการฝ่ายขาย หรือเป็นเจ้าของกิจการ คุณย่อมมีเป้าหมาย มีความต้องการรักษาฐานลูกค้าที่มีอยู่ และหาลูกค้าใหม่ๆเพิ่มเติมอย่างต่อเนื่อง      ....แต่คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่า การบริหารงานของคุณจะสามารถตอบโจทก์ดังต่อไปนี้

• การดำเนินงานในแต่ละวันของคุณและทีมงาน สอดคล้องกับเป้าหมายที่คุณได้ตั้งไว้
• คุณมีระบบงาน ที่ส่งเสริมลูกน้อง หรือทีมขาย ให้ทำงานได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น ทันยุค ทันสมัย
• คุณมีระบบงาน ที่ช่วยผลักดันให้ได้งานบริการที่ได้มาตรฐาน ลูกค้าพึงพอใจในบริการที่ได้รับจากทีมงานของคุณ
• โดยที่คุณทราบความเคลื่อนไหว สามารถให้คำแนะนำ สามารถชี้นำให้ทีมงานไปถึงเป้าหมายที่ต้องการได้

          ด้วยเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ในยุคปัจจุบัน ระบบงานที่ว่านี้ ไม่ได้ยากเกินไป ไม่ได้แพงเกินไปอีกต่อไป      และหากคุณไม่มีระบบงานดังกล่าว    คุณอาจเสียโอกาส ไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง และทำให้คุณก้าวไม่ทันการแข่งขัน

     
เทคโนโลยีซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการงานขายมีอยู่ 2-3 แบบ ได้แก่

1. Sales Force Automation (SFA) คือ ระบบจัดการงานขาย ที่ช่วยคุณบริหารงานขายที่มีลักษณะค่อนข้างซับซ้อน เช่นมีรอบการขาย (Sales Cycle) ที่กินเวลาเป็นเดือน จึงจะปิดงานขายได้ การทำงานลักษณะนี้ต้องการระบบเข้ามาช่วยการติดตาม การให้ข้อเสนอแก่ลูกค้าทั้งทางด้านเทคนิคและด้านราคา และช่วยบริหารกิจกรรมงานขายให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ       นอกจากนี้ในธุรกิจกระจายสินค้าไปยังร้านค้าปลีก หรือศูนย์บริการ   ก็นิยมนำ SFA เข้ามาใช้เพื่อติดตามปริมาณการซื้อ ความถี่ที่ซื้อ บริหารสินค้าคงคลัง และบริหารวงเงินขายเชื่อ เป็นต้น
 
2. Customer Relationship Management (CRM) คือ ระบบจัดการฐานข้อมูลปฎิสัมพันธ์กับลูกค้าครอบคลุมงานก่อนการขาย (Pre-Sales) การขาย (Sales) และงานบริการหลังการขาย (Post-Sales) หมายความว่าได้รวม Sales Force Automation System ไปด้วยนั่นเอง       ระบบ CRM จะนำเสนอข้อมูลต่อผู้ใช้งาน ในลักษณะที่ "มองลูกค้าเป็นศูนย์กลาง" หรือ Customer Centric  ซึ่งทำให้คุณ และ ทีมงานที่เข้าถึงข้อมูล เกิดความเข้าใจในตัวตน ในความต้องการของลูกค้า และในการสร้างประสบการณ์อันดี สร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า หรือที่เรียกว่า Customer Experience Management (CEM)

3. Point-of-Sales (POS) คือระบบจัดการงานขายหน้าร้าน โดยเน้นที่ความเร็วในการปฎิบัติงาน เช่น เปิดออร์เดอร์ พักออเดอร์ รับชำระเงิน พิมพ์ใบเสร็จ โดยให้ความสำคัญทีี่ความเสถียรของระบบ  เช่นเมื่อมีลูกค้าเข้าซื้อมากๆ ระบบควรจะต้องทำงานเร็ว แม่นยำ และไม่ล่มกลางคัน   ไม่ทำให้ลูกค้าต้องรอนาน      ระบบ POS อาจจะช่วยเก็บข้อมูลขายและเชื่อมโยงข้อมูลส่งต่อไปยังระบบ CRM เพื่อให้ทราบถึง ยอดซื้อ พฤติกรรมซื้อ รวมถึงการสะสมแต้ม/การแลกของรางวัล (Point and Point Redemption)